【IT专家网独家】财务记账凭证式财务管理系统中最基础的资料，也是财务管理系统中原始资料之一。若财务凭证中的数据出现错误的话，则后续的很多操作的结果也会出现错误。这就是信息化作业的连锁效应。所以，做好财务记账凭证的管理，是提高财务信息化管理系统应用效果的有效手段之一。
下面笔者将结合自己的工作经历，抛砖引玉，给大家讲一些再日常凭证管理中的技巧。这些技巧是以用友财务管理系统背景介绍的，对其他财务管理系统的操作，也有借鉴意义。其实，现在国内的财务管理软件，同质化现象已经很严重，各大财务软件的操作思路都是大同小异。
一、 如何作废凭证?作废凭证需要注意什么?
凭证的作废是一项很简单的操作，只需要找到对应的凭证，然后利用系统本身提供的命令按钮，就可以把这张凭证作废掉。所以说，作废凭证不时难事情，困难的是我们要注意，在作废凭证的时候，需要注意点什么，对其他作业有什么影响。
1、对于已经过账的凭证，不能作废。若一张凭证在财务系统中已经做了过账处理，则发现这张凭证错误或因为其他原因需要作废这张凭证的时候，是不能直接作废的。而是先要冲销这张凭证，如通过红字发票或者正负项改变来冲销这个凭证。也就是说，凭证作废功能在使用上有限制，一般是指没有过账的凭证才能作废。
2、作废的凭证仍然保留原来凭证的内容及凭证编号，只使在凭证的左上角会显示作废的字样。在凭证打印的时候，也会显示这个字样。作废后的凭证，不能作任何修改，也不能审核。在财务管理系统的过账作业中，会把已经作废了的凭证进行过滤，不兑作废凭证进行数据处理。其实，这张作废的凭证就好像是一张空白凭证。不过这里要注意一点，就是作废凭证仍然保留凭证的编号。所以在凭证的管理中，为了凭证编号的连续，一般都要把作废的凭证也打印出来，跟普通的凭证按编号的先后顺序整理在一起，以备查询。也就是说，作废的凭证不能扔掉，或者不打印，这跟财务管理制度是相违背的。
3、作废的凭证在财务系统中可以恢复。作废恢复后的凭证，就跟普通的凭证一样，可以进行正常的过账、审核及修改处理。但是，一般情况下，我们实施顾问并不赞成进行恢复作业。特别是在原有凭证打印的时候，因为这会造成混乱。在确实需要恢复的情况下，我们可以选择再重新建一张凭证。
二、 作废凭证如果一定要删除，该注意点什么?
一般来说，对于已经作废的凭证，我们是不建议用户进行删除的。但是，在实际作业中，财务人员还是有这方面的需求。他们看着作废的凭证比较碍眼，想要把它删除，该怎么处理呢?为了满足用户的需求，财务管理系统中也是可以实现对作废凭证的删除的，只不过，再次建议用户，不要随便删除作废了的凭证。
在进行凭证删除时，系统为了这个作业的安全性，加了一些限制，增加了一些批处理作业。
若本月已有凭证过账，那么本月最后一张已记帐凭证之前的凭证将不能删除已经作废的凭证，只能呢个对其后面的未过账凭证作凭证整理。这句话听起来比较绕口，下面我举一个例子大家就可以明白这句话到底是什么意思。如果本月有三张凭证，凭证号分别为0090、0091、0092。现在因为某种原因，0090的凭证已经作废。在这种情况下，若0091的凭证已经过账的话，则0090的凭证，虽然已经作废了，但是是不能被删除的;若作废凭证0090后续的凭证，如0091与0092这两张凭证，都还没有过账的话，在这种情况下，凭证0091是可以删除的。系统里为什么要进行如此严格的限制呢?其实，主要是为了一个编号连续的问题。我们知道，过账以后的凭证，将不能进行任何更改，包括凭证编号。若现在0091与0092这两张凭证已经过账，而把0090凭证删除的话，则这个0090编号的凭证就缺失了，如此的话，凭证的编号就不连续了，这是财务处理的一个大忌。
作废的凭证删除之后，必须要进行一个作业，就是对原有为过账凭证进行重新编号。作废的凭证删除之后，这个凭证的编号就没有了，为了使得编号的连续，就需要对现有的未过账凭证进行重新编号。如上面这三张凭证，把已经作废的0090凭证删除之后，需要对现在的未过账凭证0091与0092进行重新编号，编号后的凭证号码为0090与0091。这就保证了凭证序号的连续性。这里要注意一个问题，对于凭证进行重新编号时，只会影响到当月的未过账凭证，而对于已经过账的凭证，将不会有任何变化。
最后，再重申一遍笔者的观点，笔者不建议用户删除已经作废的凭证。
三、 如何利用凭证模板，提高凭证制作速度，提高凭证的准确率?
在会计实务中，我们经常要用到一些固定格式的凭证。如每个月都要计提员工的工资，每个月都要分摊制造费用与管理费用，有些企业每个月还都要分摊房租等等。做这些凭证，会计科目等等都是一样的，有些甚至连金额都是一样。这些凭证我们有时会又把他们叫做“经常性凭证”。我们可以利用财务管理系统中的模板功能，来提高其的输入效率。
