第二阶段：如何进行软件分析和评估

　　在第一部分中，我们介绍了软件选型最佳实务的第一个阶段，其中包括定义业务和技术需求的四个步骤。 现在，我们将介绍企业软件选型的最后的也是最重要的阶段。

　　第一阶段的分析成果是生成一个详细的功能要求清单。 第二阶段包括对市场上所有现有的软件解决方案的分析和评估 软件对比应在公平的基础上进行。这样，我们才能做出公平而正确的决策。 只有这样，所有的候选软件供应商才能清楚地了解什么功能是必需的，并作出相应的回应。 下面的步骤将为您介绍技术评估中心(TEC)的软件分析和评估方法，以及确定两至三家最佳候选解决方案的最佳途径。 当项目进展到这个阶段，管理层应该组织一个选型团队了。这个团队包括负责选型项目的核心成员。

　　步骤1：准备资格预审资料，生成软件供应商预选清单

　　现在，选型团队的任务是找到可满足目标系统要求的软件供应商。 这涉及大量的研究工作，以确定哪些软件供应商可支持大部分的功能性需求，并确定最终的候选软件供应商。

　　这个步骤十分耗时，且稍有疏忽就可能遗漏一些重要的软件供应商。 识别既定领域的主要软件供应商十分容易。但是，市场中还有很多不为人所熟悉的优秀软件供应商。 通常，至少有15到20个软件供应商可满足要求，有时这个数目甚至可多达50个。 对于企业来说，在没有专业指导的情况下，要对所有这些软件供应商进行完整的调研几乎是不可能的。

　　根据您的企业特点和高层次需求，TEC的决策支持工具可生成一个符合预审资格的软件供应商清单，并进一步生成一份预选清单。 这个决策支持系统十分灵活。可允许您添加清单以外的其他软件供应商。 现在，该系统包括820多个企业应用系统解决方案的信息。

　　步骤2：生成和发布信息征求书(RFI)

　　现在，您的选型团队需要创建一个对于软件供应商来说简明易懂的RFI。 传统的方法是使用电子表。 您需要明确规定供应商的回复时间期限。

　　RFI可包括上千条评估项。如果组织不当，就会为软件供应商带来很多不便——如果行项目描述不清，就可能误导软件供应商。 如果到了截止日期软件供应商还没有回复，企业就不得不延长期限和推迟决定(这种事情常常发生)。 正如我们前面提到的一样，这个步骤可耗费大量时间，并有可能导致排除了一些本来有希望入选的软件供应商。

　　但是，对于那些已填写了TEC的标准RFI并在TEC知识库中有记录的软件供应商来说，事情就简单多了。在最终用户给软件供应商发RFI前，可把供应商的答复先导入到RFI中。 软件供应商只需快速地校验现有的答复，并就最终用户添加的新功能评估项做出答复。 这不仅缩短了获得软件供应商答复的时间，还简化了整个选型流程。 TEC的RFI使用行业标准的定义和格式;并支持优先级设置、软件供应商回复和附件等功能。您还可轻松地把RFI导入TEC的决策支持工具，以作进一步处理。

　　在本步骤结束时，您应该已收集了20到30份包含软件供应商答复的RFI，并准备进入对比和评估阶段。

　　图1：软件供应商的RFI答复

　　步骤3：评估软件供应商答复，创建您的个性化候选清单

　　当您收集了软件供应商的RFI答复后，您的下一个任务就是评估这些软件解决方案，并把符合您要求的软件供应商范围缩小到2至3家。 在这个阶段，使用传统的电子表格的工作量将是十分惊人的。因为这30家软件供应商都回复了近4000条评估项，而您需要逐条对比每条评估项的答复。 要想在合理的时间内准确地完成对所有这些数据的操作几乎是不可能的。 同时，我们又必须生成一个候选清单，因为我们只可能和有限数量的软件供应商就最后的条件和合同等进行谈判。 对于大多数选型项目来说，可进入最终谈判和筛选阶段的软件供应商的数目不超过3个。

　　我们可把软件供应商的RFI答复导入到TEC的决策支持工具和进行并行评估，以确定最符合优先需求的2至3家软件供应商，并生成候选清单。 我们可针对RFI的任意层次来完成这些评估。还可根据需要，调整优先级顺序以及运行和重新评估假设情景分析。

　　运用TEC的加权平均综合指数(WACI)，我们可以快捷而准确地获得最终评估结果。 这个综合指数可用于衡量产品功能与客户要求和侧重点的匹配度。 它还可避免单独使用加权平均算法的弊病。由于加权平均算法易忽略产品性能差异，这常常导致用户选择与其需求不完全匹配的产品。

　　图2：加权平均算法vs.加权平均综合指数法(WACI)