即使维护HRMS不是你的正式任务之一，了解系统维护方面的策略，可以节省你的时间，减少麻烦和金钱，提高HRMS的回报和应用效果。

　　你可能认为维护HRMS不是HR部门的职责。毕竟，系统控制的是HR报告生成、员工数据储存和薪资功能等。同时，HRMS是高度复杂的一种技术，极少的HR专业人员具有维护它的技术或其他资源。所以，监视和维护HRMS不应该是HR的职责，即使软件与他们的工作职责联系的如此紧密。不过通常是，并且当系统崩溃以及维护问题未被解决，HR总是第一个被职责的。

　　"大型HR系统应该由IT部门控制。HR部门不应该知道或关心技术问题。"持这些观点的人主要是因为他们不具备管理系统的专门技术。许多企业仍然让HR人员管理系统，所以问题总是突然出现。"支持总是不够，并且由于销售商的维护，没人来承担责任。"有人抱怨说。那么，系统的维护，谁应担起责任?应如何维护HRMS?

　　1、松懈的维持将导致灾难

　　虽然HR管理系统被设计为自动操作一些任务，它作每天、每周、以及每月的维护以保持系统的顺畅运行。短期来说，对服务器中的员工数据的经常维护的存在，能避免丢失信息的灾难。

　　我所知道的一家电信运营服务商，其公司每晚都对HRMS作维护就是为了确保一天的工作不被丢失。许多系统都设计成自动完成维护，但即使这样，数据也应该定期储存到磁带上并保存在其他地方作为灾难恢复计划的一部分。这个公司的IT部门把每周的薪资都备份到磁带上。

　　应用于系统中的软件也必须维护，这意味着运行有用的磁盘并对被破坏的数据进行扫描。位于上海的一家涂料制造商对公司所使用的万古的HRsoft2000 HR系统进行日常维护完全是HR的职责。

　　幸运的是，公司的一名HR代表是合格的薪资专业人员，这意味着她有HR系统知识并且从三年前她加入公司开始就成功地对系统进行维护。不幸的是，但去年年底她由于产假暂时离开公司，没人有经验或知识在她离岗时监视维护工作，从而使很多工作无法进行。

　　"当我们对系统升级时，我是公司中唯一关注使用培训的人。当我休产假时，没人接管，所以不久所有应用软件都无法运行。报告无法作出，备份无法生成，经常出现系统崩溃，并且到最后七、八个有权使用系统的用户没人可以得到数据。他们不知道为什么会出现这些问题。而我仅仅离开10周。"她说。当她回来后，她不得不通过从在其他地方存储的备份报告中剪切和粘贴数据来重建报告。

　　"不经常维护，就没有系统的存在，"她说。尽管她对自己监视系统的角色很满意，她同意管理任何规模的HRMS最佳人选是任何能够了解HR的系统专家。"任何人都能输入HR数据，但要输出数据，你需要是个了解系统的人。"

　　2、对长期维护作计划

　　"除了日常维护，长期问题应该牢记在心，这是HR、IT、以及HRMS销售商的共同职责"，她说。例如，当新系统安装后，老系统通常留下作为员工历史的存储仓或由于无法很快将所有数据转到新系统中。

　　"最后，你需要除掉老系统，这需要作老系统退出计划，"她说。来自IT的人员负责硬件和软件的分解，来自HR的人员监视数据以确保所有关键信息在旧系统被撤换时传输(到新系统中)。"当旧系统完全由HR所有，通常会被不确定地悬着。"

　　一旦系统安装开始运行时，就要清理旧数据的计划也应该恰当作出。你还应该有定期把某些数据存档和定期合并报告评论的计划。"时常的，看看你所生成的报告，想想你是否真的需要这些报告或者它们只是对空间的浪费?通常会有两三份报告传达几乎相同的信息。"她说。

　　许多长期维护没有得到执行，结果就是数据库充斥着大量无用的信息。她建议请一位外部的专家对HR系统程序作次审查以找出问题并提出如何改进它们的意见。多数情况下，审查的结果足以使HRMS小组明白他们没有程序文件并迫使他们去归档并执行计划。