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CIO八大挑战和破解之法:3.2 开展流程间的需求调查

作者: 吴文钊,  出处:《大变革——CIO实战方法》, 责任编辑: 王炎, 
2008-05-21 15:02
  企业在运作过程中几乎没有多少流程是孤立存在的,它们多多少少都与其他流程建立着某种关联,这种关联与“企业资源战略学派”的管理大师们的思维完全一致,只是管理大师的思维更加广阔。

  从正面的角度讲,流程的相关性是企业管理的必然。而国内一些企业的实际运作过程也并不都是完全遵循这种原则,他们还在采用一些令人不解的管理方式来处理两个流程之间的衔接。2000年在某企业的咨询调研过程中,曾经听到了仓储部的经理对于现有的财务记账流程充满“抱怨”。

  “不知道财务部门何时制定了这样一条规则,所有的产成品入库的记账工作都要推迟一周完成,而所有的产成品的仓库保管账都是由财务部门来完成的,他们不记账,销售的要货订单我们就无法满足,而现实是,仓库存有许多这类商品,但是却无法销售。而公司有关库存保管规则上已经明确,所有库存保管账和商品账都不允许出现“赤字”,在这种制度不配套的情况下,我们只好眼睁睁地看着销售订单无法当天付货,只能够推迟几天。这种方式造成了我们仓库随着业务量的不断扩大,一个8000平方米的仓库已经不够用了,现在已经制定计划在扩建一个10000平方米的仓库。”

  这是一个不可思议的现实故事,当我听说这种情况时不亚于你们所感到的诧异,但这就是国内一些企业的现实,管理规则与制度的不配套,造成流程处理过程形成“肠梗阻”的现象。这从一个反面说明了,流程的不完备会给企业销售业务带来预想不到的恶果。这种不完备的规则,不但影响一个流程的不畅、甚至影响多个流程的不畅。

  由此可见,企业管理过程中不单纯存在流程相关性,同时也存在流程管理规则之间的相关性,只有这些相互配套的流程与规则的结合,那么管理才有可能取得成效。

  1.1.1 流程间调研报告的写作方法

  流程间的相互关系是复杂的,在两个不同的流程之间并不仅仅存在一个过程间的关联,有可能存在多个过程之间的关联,每个关联之间都会存在管理规则和制度的制约,也会存在人为因素的制约。要想很好的表达他们之间的关系,必须将两个不同流程间的关系综合起来看,而不是划分成过程之间的关联和制约,这种方式有利于快速形成流程间调研报告的写作。为此,必须将分散的过程间的关系,全面转化成流程间的关系,如图所示:

  流程间的相互作用应当从流程间管理制度和规则的完备性和流程间的运作效率,流程间管理难题和流程间的管理规则的适用度这四种不同的角度去分析与研究,而不必深入研究一个具体的管理难题,这种方式将有利于获得企业流程间的管理问题的实质。

  前面已经介绍过某企业在销售流程、配送流程、结算流程分离后所面临的难题。同时也介绍过某企业的财务部门的记账制度与企业的记账要求的矛盾,以及矛盾所诱发出的库存管理的难题、库存存储成本损失的难题、销售能力无法发挥的矛盾。更不要忘记药品制造业所推行的GMP和GSP制度,这些制度对于不同流程之间的衔接所带来的变化也是巨大的。上述内容都是在阐述流程管理体系之间的流程的相关性,没有任何一个流程可以脱离开这一法则。

  写作流程间关系的调查报告,需要考虑流程之间以谁为主,在写作之前必须对此明确。这是一个全新的调研过程,在国内的任何信息化类的书籍中从未有所涉及,即便在信息化类的专业网站上,也从未见到过类似的内容,那么以何种方式开始这类内容的写作呢?

  麦克尔.波特的价值链体系实际上已经构架出一个非常优秀的业务流程之间的相互关系,它是将企业内部采购与配送,产品制造,分销配送,市场营销,以及服务过程作为企业的产品的价值增值过程;而将研发、后勤、行政、管理、财务视同于辅助过程。波特的思维,实际上在告诉我们的调研人员,必须从这种角度去认识企业的管理过程:即核心性过程与辅助过程,这为我们构造不同流程之间的主辅关系奠定了理论上的基础。

  那么同为核心性流程间的销售过程、采购过程、制造过程、仓储过程(笔者注:由于仓储本身并不产生增值,所以本应算作后勤过程,但是近几年所有人员对于仓储过程的关注和它的地位提升,姑且将其作为一个主干流程)又如何解决他们之间的主辅关系呢?按照哈默博士的企业流程再造的观念和客户经济的思想,是完全可以依照销售过程作为这四大过程之间关系的主线,一切以销售为核心,构筑它们之间的关系。由此,就会产生销售过程拉动制造过程,制造过程就会拉动采购过程,采购过程就会拉动仓储过程,这样的思路去构筑它们间的主辅关系。

  上面两种管理体系的引用,就构成了以波特理论为基础的核心流程与支持流程之间形成主辅关系的原则,以哈默“客户经济”思想为基础的核心流程之间按照销售过程为核心与其他流程之间形成主辅关系的原则。这就奠定了流程间关系调研报告的写作基础。

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