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王浩:从数据到信息,从信息部到信息化

作者:王浩出处:IT专家网2013-01-15 18:00

  “你得到什么取决于你知道什么”从这句话可以看出“知道”是“得到”的前提条件,如果把“得到”比做目标的话,那么“知道”就是信息。今天的企业比任何时候都更多的利用信息来获得并保持竞争优势从而达成基业长青的目标,因为我们不可能找到一个以“你不知道的东西就不会伤害你”为口号的成功企业,因为企业都明白,他们不知道的东西很可能就成为致命弱点,会成为竞争对手的优势来源。

  信息在当今无处不在,这是一个“知识就是力量”“知识就是财富”的时代,而信息、信息技术和人构成了企业信息化的三大重要资源。知识来源于我们能及时地获取信息并知道能利用信息做什么,这是信息化系统的职责。

  为了解信息化的本质,我们必须先弄清楚另外一个术语—数据。数据是什么?而与信息有怎样的区别?数据(Data)是原始而未加工的事实,是对一种特定现象的描述。例如,当前的温度、通心络胶囊的价格以及你的年龄,这些都是数据而其本身并没有什么价值。信息(information)是在特定背景下具有特定含义的数据。比如,假定你要决定穿什么衣服,那么当前的温度就是信息,因为它正好与你即将做出的决定(穿什么) 相关;在这种情况下通心络胶囊的价格就不是相关信息。

  信息也可以是那些经过某种方式加工或以更具有意义的形式提供的数据。例如:在企业里,通心络胶囊的价格对一个销售人员来说可能是信息,而对一个负责月末净利润的会计而言,它可能只代表数据。

  企业要运用信息去工作,而信息部要把信息作为一种产品来生产。我们可以从三个维度—时间、空间和形式来确定企业对信息的需要。

  时间维度—信息的时间维度包括两个方面:1.企业需要及时获得信息;2.与各工作岗位相关的信息。即信息的及时性与相关性。信息就像企业中的原材料一样,信息也会变得陈旧和过时。比如,如果你今天想进行材料采购,你就需要知道现在的原材料价格行情,如果你的消息不及时,那么就会影响生产进度或占用企业资金。如果你想进行销售发货,就需要知道当前库存状况,否则就会影响客户满意度。通常材料价格与采购部门相关,仓库发货人员基本不太关心价格。

  空间维度—如果企业获取不到信息,那它对于企业来说就是无用的。信息的空间维度阐述信息的便利性,即无论人们在那里都可以获取信息。换句话说,理想状况下,你的位置和信息的位置不应该成为问题。无论你是在宾馆里、家里、出差中、办公室,你都可以获得你想要的信息。这也是信息部目前在推广OA项目的原因之一。

  形式维度—信息的形式维度包括两个主要方面:第一就是信息以最适用、最易懂的形式(声音、文本、影像、动画、图形等)提供给人们。第二就是信息的准确性。企业需要的是准确无误的信息。如果把信息比作一件现实的商品(例如:通心络胶囊),如果你买了一件有缺陷的商品,你会不满意的。同样,如果领导接收到了不准确的信息,也会不高兴的。

  信息如何在企业流动呢?企业中的信息向四个方面流动。向上、向下、水平、向内或向外。在分析这些流动之前,我们先看一下企业的普遍结构。如果把企业想像成为一个四层的金字塔,最上一层就是战略管理层,即为企业提供整体的方向和指示,第二层就是策略管理层,即根据企业整体战略开发下一层的目标和战略。第三层就是运营管理层,即管理和指挥每天的运营并实施企业目标和战略。最下面一层就是一线员工,即完成企业日常的活动。以企业以例,战略管理层为集团董事会及CEO等;策略管理层包括分管各主要事项副总;运营管理层为各部门经理;而最后一层为基层员工。

  向上流动的信息描述了基于日常运营的企业的当前状态。例如,当一项销售活动发生时,信息来源于企业的最基层,然后通过各个不同管理层次向上流动。而信息收集是信息部日常工作的一部份,信息部负责信息通过信息系统向上传递给负责监督并对问题和机遇做出相应决策的决策者们。

  向下流动的信息包括源于最高层的战略、目标和指令,这些信息是向较低层流动。许多企业正充分利用协作技术和系统以共享和传导这种类型的信息。例如,我们的日常工作是根据公司通过的预算执行。

  水平流动的信息是在各个职能业务部门和项目小组之间的水平流动。例如,销售计划信息水平流向各个相关部门,然后形成全公司的整体计划。这也是为什么我们在做信息化基础培训时所强调的打破“信息孤岛”的原因所在,而只有借助信息化工具才能让信息在各部门及时准确的水平流动。

  最后,向外或向内流动的信息包括客户、供应商、零售商以及其他商业伙伴交流的信息。这些信息才是电子商务的实质。当今,所有的企业都不是孤立封闭的,而企业必须确保拥有与外界所有商业伙伴沟通的信息技术工具。

  信息的另一个维度—粒度。信息粒度指的是信息细分的程度。粗粒度信息是指高度概括的信息;而细粒度信息则是非常具体的信息。企业的最高层主要处理粗粒度信息,如年销售量;而组织的最底层需要的则是细粒度信息。再以销售为例,一线销售人员可能要描述每一笔交易的具体信息:交易发生的时间、支付方式、销售品种数量、客户是谁等。

  因此,企业最底层产生的信息(细粒度)在企业流动过程中(信息的向上流动)相互整合,从而具有粗粒度的特征。我们可以想像一下每条小溪流入大海的情景。

  而以信息描述的内容可以分为内部、外部、主观、客观或几者兼而有之。内部信息主要描述企业中特定的业务内容。外部信息描述企业外部环境信息。客观信息是定量描述已被人们所知的事情。主观信息是试图描述当前还不为人所知的事物。

  设想一下,如果企业要对某种商品制订销售价格。企业将会利用内部信息(生产成本)、外部信息(同类商品价格)、客观信息(产品利润)、主观信息 (未来销售量)。而事实上同类商品价格不只是外部信息,而且还是客观信息。因此信息经常有多个维度。

  从常规来问,企业内部最底层处理的是内部信息和客观信息,相反企业最高层处理的则是所有类型的信息。

  信息的发生及传递离不开人,而人是一种重要资源。人设定目标、执行任务、制定决策及服务客户。而企业的信息部人员主要任务就为企业提供一个稳定、可靠的技术环境,从而使企业可以平衡运营并且在市场中获得竞争优势。

  在企业中最有价值的财产不是技术,而是人的思想。信息技术只不过是一套帮助人们加工处理信息的工具,但是它只能在人的大脑支配下工作。例如:Excel可以帮助我们生成一张高质量、有参考价值的图表。但是它既不能告诉我们应该建立条形图还是饼状图,也不能帮助决策者决定是采用区域销售数据还是人员销售数据。而这些都是需要人来完成的任务。这也是MBA课程中教授人力资源管理、会计学、金融学、市场营销和生产运营管理原因所在。

  虽然如此,技术对信息化还是很重要的。技术可以提高人的工作效率,帮助企业更好的解决问题和分析机遇。因此如何运用技术对信息部而言十分重要。同样,作为企业的决策者理解技术工具所处理的信息也是相当重要的。

  作为信息部的工作职责所在,了解如何并且何时应用技术是非常关键的。这里的“如何”包括懂得应该购买什么技术、如何开发利用软件的优点以及把企业各个业务连接起来需要什么样的技术基础等。然而在诸多企业中都发生过在解决企业问题时盲目运用技术而导致失败的案例。我们应该明白技术不是万能药,我们不能只简单地将技术运用某一业务中,然后就期待它立即变的更快速、更有效。例如,将技术应用到一个有问题的生产过程中,那么我们得到的将是几万倍恶化的后果。这些都说明技术不是解决方案,而信息部也应该分清何时该应用技术,何时不该应用技术。

  企业信息化建设就像是一场战役,而信息部在其中扮演参谋部的角色,信息部为企业的信息化建设规划选型并协助项目有效实施,最终为决策者提供及时准确的信息。而决策者能够做到确定自己的信息需求,理解信息的含义,并能够在信息的基础上采取适当的行动,以帮助企业获得最大的利益。信息化建设本身并不是竞争优势,只有当企业在商业战略及战略愿景中考虑到信息技术并利用它时,信息化建设才能帮助企业赢得竞争优势!

  注:本文作者为石家庄以岭药业股份有限公司信息部王浩

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关键词:数据,信息,信息部,信息化,IT管理

责任编辑:周钜翔

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